Las comunicaciones y productividad de las empresas en Bolivia con Slack, optimizando el trabajo de nuestros equipos de trabajo.
No hace mucho observé, discretamente, a una prima, que trabaja en una institución educativa superior, en su diario transcurrir en su teletrabajo o trabajo remoto (como prefieran); lo que puede notar es que tenía permanentemente encendida la cámara web y mantener una conexión de vídeo streaming con sus compañeros de trabajo e inmediatos superiores… Inmediatamente me pregunté si esto era realmente productivo y necesario (me pareció era más coerción que cohesión), algo así como una versión de ‘seguir la moda’ de usar plataformas de vídeo, los famosos webinars, para las comunicaciones de la empresa.
Lo admito, fue un error mío, mea culpa, debí indagar más y hacer preguntas, sin embargo me quedó claro que estaban usando una plataforma de vídeo streaming para sus comunicaciones internas, lo que me pareció nada productivo, y les digo el porqué…
Más allá de que el vídeo streaming ‘consume’ un buen ancho de banda de nuestra conexión a internet, ésta requiere cierta interacción entre usuarios de mucha más concentración, pero no a su trabajo, sino a lo que los otros usuarios hacen mientras mantienen comunicación, lo que hace que sea mucho más cansador, por tanto menos productivo para las personas.
Entonces ¿cómo hacemos que nuestras comunicaciones internas sean más productivas, y claro, optimizadas?
Personalmente vengo utilizando una herramienta, ya por algo más de 6 años y, en la agencia la estamos usando ya por casi tres años, ésta herramienta es Slack.
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¿Qué es Slack?
Esta herramienta está enfocada en crear un espacio de trabajo digital donde se hace más eficiente las comunicaciones e intercambio de tareas dentro de las empresas. Su fin es la de evitar cadenas de correo eternas (no estamos diciendo que dejemos de usar definitivamente los correos corporativos).
Slack es una aplicación de tipo SaaS (Software as a Service) o en “la nube”, que permite a equipos de trabajo en la empresa a que se repartan las tareas, se envíen avances y se pueden comunicar de forma rápida, sin tener que involucrar a todos los miembros de la organización (sin embargo, también podemos hacerlo).
Y si consideras realmente importante una vídeo conferencia, también puedes hacer llamadas y video llamadas en Slack. Las cuentas gratuitas solo pueden hacer llamadas de persona a persona, mientras que las cuentas con una suscripción de pago pueden juntar hasta 15 personas en una llamada.
El plus de Slack es que cuenta con herramientas enfocadas a marketing, gestión de equipos, diseño y atención al cliente, así como integraciones de otras apps, como Asana, Twitter, Hangouts, Dropbox, Mailchimp, HubSpot, Google Calendar y varias otras más, para que las puedas sincronizar con tu espacio de trabajo y mejorar la productividad.
Hablemos de Comunicación interna optimizada.
La utilización de varios servicios de comunicación al mismo tiempo resulta totalmente ineficiente, nos referimos al uso de las herramientas más populares como Whatsapp, Messenger, Twitter, el mismo correo electrónico, y esto ocurre con todo tipo de herramientas sino puedes integrarlas en un solo Tech Stack, si hablamos en un contexto de Marketing, Ventas, Servicios y Atención al cliente, esta guía para desarrollar la estructura tecnológica, puede ayudarte a estructurar una para tu empresa.
Slack, al estar integrada en una herramienta de automatización y Marketing all in one como HubSpot, tiene la ventaja de poder ayudar a minimizar el tiempo empleado, no crear pasos adicionales en tareas como escribir correos electrónicos e ingresar datos (una vez más, no estamos diciendo que el email ya no es importante y la debemos dejar de lado).
Las comunicaciones tanto internas como externas pueden concentrarse en un solo lugar, hablamos de estar en Slack; los usuarios internos pueden usarla para fines de trabajo como para interactuar de forma distendida entre compañeros de trabajo, y claro, podemos medir la productividad de los equipos de trabajo dentro estas herramientas, todas, centradas en HubSpot.
Productividad enfocada de los equipos de trabajo.
Si vamos a poner esto en un contexto que relacione los equipos de trabajo de Marketing, Ventas y Servicios, de las comunicaciones con Slack, hay algunos puntos importantes que debemos tomar en cuenta antes de aumentar, principalmente la productividad por las interacciones de estos en Slack, y nos referimos a entender los fines de cada uno de estos departamentos en las empresas:
Marketing.
Lo más importante en un software de Marketing (incluso herramientas de comunicación), es que tiene usuarios y, esos usuarios son nuestro equipo de Marketing, puede sonar obvio, pero no siempre puede verse así.
Cada vez nos encontramos con empresas (entre medianas y grandes) que su software de Marketing , que tiene que ser usado por el equipo de Marketing, es una decisión o elección del departamento de TI (Tecnología Informática) de la empresa, y esto no tiene ningún sentido.
El objetivo de Marketing y el software que se elija para este, debería ser para incrementar prospectos calificados para nuestro departamento comercial o de Ventas.
Ventas.
El software de Ventas, o para ventas, tiene que dar una mejor experiencia, mejor servicio al equipo de Ventas e individualmente a cada uno de sus usuarios, los vendedores.
Por lo general el software de Ventas es elegido en base a lo que requiere la administración del negocio (Algo así como una herramienta más para recopilar información para Administración), y eso tampoco tiene sentido.
El software de ventas, lo único que tienen que lograr es, incrementar el ratio o tasa de cierre, es decir que si de 10 oportunidades, se lograron 2 cierres, en las siguientes 10 oportunidades se tiene que incrementar a 4, 6 u 8 cierres, y esto es algo que no se toma en cuenta al momento de elegir un software de Ventas.
Servicio y Atención al Cliente.
Las herramientas de Servicio al Cliente y PostVenta, deben ser una decisión del equipo y sus usuarios de PostVenta y Servicio al Cliente.
Y, el objetivo de este departamento tiene que ser incrementar la retención, recomendación y re-compra (Cross Selling y UpSelling), es decir, ellos trabajan con los que ya son clientes de la empresa, entendiendo bien que un cliente, no es una persona que llamó por más información, o simplemente, preguntó por los precios de nuestros productos (este no es un Cliente, es un prospecto).
Conociendo esto, es importante que sepas que, para aumentar la productividad de los equipos de trabajo es importante dotarles de las herramientas adecuadas para su trabajo y, si hablamos de la comunicación interna y también externa, que pueda integrar otras herramientas o apps populares de uso frecuente, la mejor opción es Slack.
Aumentando la productividad con Slack.
Slack es un centro de colaboración que reúne a la gente adecuada y la información relevante, ayudando así a aumentar la productividad.
Pero no es en si la herramienta lo que hace que puedas aumentar la productividad, es de mucha ayuda sí, pero lo que hace que puedas usarla de forma correcta y optimizada, son los procesos de trabajo para cada equipo en tu empresa.
En sí, hablamos de una correcta aplicación de lo ya conocemos… La Transformación Digital de las empresas, el desarrollo de nuevos procesos y estrategias basadas en las nuevas tecnologías.
Si se trata de productividad en cada equipo, debemos entender que de implementar este tipo de herramientas con procesos que de hecho ya están mal, no va ayudar mucho, es por eso que debemos entender de aplicar nuevos procesos desarrollados estratégicamente hará eficiente el uso del tiempo.
En conclusión, la felicidad y la experiencia de los empleados tienen un impacto directo en los resultados de tu empresa, que puede llegar a ser muy costosa en pérdidas por productividad, o que tus empleados se comprometan y se conviertan en defensores de tu marca.
Para medir la experiencia general de tus empleados, primero debes observar el papel fundamental que desempeñan las comunicaciones internas dentro de tu organización y descubrir dónde se pueden realizar mejoras para maximizar el impacto.
Recuerda que cada departamento tiene objetivos específicos, por tanto necesita de herramientas específicas para llegar a esos objetivos, y Slack ha mostrado que puede soportar estas herramientas (comunicación) para cada equipo de trabajo específico.
