La estandarización de los procesos comerciales digitales es un paso crucial en la transformación digital de cualquier empresa. No solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que también garantiza la calidad, reduce costos y promueve la mejora continua.
En un foro se discutía “¿Cuáles serían las herramientas más efectivas para la comunicación interna de las empresas?” Y ponían a votación: Whatsapp, Email, Intranet, Red social corporativa….
Me parecía que esas herramientas no eran o ya no eran las adecuadas, sino que también había comentarios que decían que todas eran válidas en un plan de omnicanalidad, con lo que no estoy de acuerdo, ya que una estrategia omnicanal es más efectiva para la comunicación externa, para con potenciales clientes o clientes.
La discusión me llevó a escribir este post y ver la importancia de establecer procesos estandarizados en las empresas, no solo para la comunicación interna en las empresas, sino también otra para la externa (clientes, potenciales clientes, prospectos, etc.), en sí, también, para todo dentro del proceso comercial, desde Marketing, Ventas, Atención y Servicio al cliente.
Estandarización de procesos ¿A qué nos referimos?
La «Estandarización de procesos» se refiere a la unificación de los procedimientos, metodologías y operaciones dentro de una empresa con el objetivo de crear un modelo de trabajo reproducible y cumplir con parámetros definidos de calidad y eficiencia.
Busca establecer normas claras y precisas para la ejecución de tareas, permitiendo que estas puedan replicarse sin importar el lugar, el equipo o el sector de la compañía que las lleve adelante.
La estandarización de procesos también tiene como objetivo la automatización de la resolución de problemas, la mejora de los procesos, la generación de un mayor rendimiento, la ordenación de la actividad y el contexto, la mejora en los resultados, la reducción de costes indirectos y directos, la agilización de los procesos y toma de decisiones, entre otros.
Pasos para la estandarización de procesos según WEDOX. Elab. propia.
Estandarización de procesos comerciales digitales, beneficios
Cuando las empresas estandarizan sus procesos, pueden organizar todos sus recursos y mano de obra a fin de utilizarlos para generar los resultados esperados, entre los que podemos mencionar:
Aumento de la productividad.
Puede aumentar sustancialmente la productividad. La estandarización de procesos permite a las empresas optimizar sus operaciones, eliminando ineficiencias y mejorando la coordinación entre los equipos.
Garantiza la Calidad.
Fijar estándares asegura que los bienes o servicios producidos se realicen de la misma manera cada vez, tengan una calidad constante y sean equivalentes a otros productos o servicios comparables en la misma industria. Esto ayuda a mantener un alto nivel de calidad en todos los procesos de la empresa.
Reduce Costos.
La estandarización de procesos puede ayudar a eliminar procesos y actividades innecesarias, lo que a su vez puede reducir costos. Al optimizar los procesos, las empresas pueden evitar el desperdicio de recursos y mejorar su eficiencia operativa.
Información Integrada.
La estandarización permite que la información se maneje de forma integrada y sistémica. Esto facilita la toma de decisiones basada en datos y mejora la transparencia en la producción.
Promueve la mejora continua.
La estandarización involucra el desarrollo de conocimiento y nuevas habilidades del personal, promoviendo la capacitación y el crecimiento profesional. Esto prepara a la empresa para el proceso de transformación digital.
Formación de la cultura de la empresa.
La estandarización de procesos puede ayudar a formar la cultura de la empresa. Al establecer normas y procedimientos claros, las empresas pueden fomentar una cultura de excelencia y responsabilidad.
Aumenta la transparencia en la producción.
La estandarización de procesos puede aumentar la transparencia en la producción. Esto puede ayudar a las empresas a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones informadas sobre cómo optimizar sus operaciones.
Evita variar el diseño, la forma del producto o la entrega del servicio.
La estandarización de procesos puede ayudar a evitar variaciones en la forma de diseñar el producto o la entrega de algunos servicios específicos. Esto puede resultar en productos más consistentes y de mayor calidad y una mejor atención y servicio al cliente.
Estandarización de procesos comerciales digitales
Es fundamental estandarizar los procesos digitales en las áreas comerciales para mejorar la eficiencia, la productividad y la experiencia de nuestros clientes. Al implementar procedimientos coherentes y uniformes, garantizamos que las tareas se realicen de manera efectiva y que nuestros clientes reciban un servicio de alta calidad en todos los puntos de contacto.
Marketing:
La estandarización en marketing puede mejorar la eficiencia y coherencia en todo el ciclo de marketing. Esto implica:
– Establecer pasos claros y uniformes para la generación de leads.
– Seguimiento de prospectos y presentación de propuestas.
– Gestión de cierres de ventas.
– Mantener los estándares de calidad para conservar la reputación de la empresa.
Ventas:
La estandarización de los procesos de ventas ayuda a mejorar los índices de éxito en las empresas. Algunos aspectos clave son:
-Automatizar tareas.
-Mejorar la gestión de clientes.
-Comunicarse de manera efectiva.
-Analizar datos para decisiones estratégicas.
-Aumentar eficiencia y productividad.
-Reducir errores.
Atención y Servicio al Cliente:
La estandarización de los procesos en atención al cliente permite asegurar la calidad en el servicio ofrecido a los clientes en todos los niveles. Esto incluye:
– Establecer procesos estandarizados y definir roles y responsabilidades para cada etapa del proceso.
– Reducir la variabilidad, eliminar errores y retrabajos, y mejorar la satisfacción del cliente.
Estandarización de Procesos en la entrega de Servicios: Los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA)
Los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) son contratos que definen las expectativas de calidad de servicio entre un proveedor y sus clientes. Estos acuerdos establecen estándares claros para aspectos como el rendimiento, la disponibilidad y los tiempos de respuesta, proporcionando así una forma de estandarización en la entrega de servicios. Al definir las responsabilidades y expectativas de ambas partes, los SLA aseguran la consistencia y la calidad, lo que resulta en una mejor experiencia para el cliente y una mayor eficiencia para el proveedor. Por lo tanto, los SLA son considerados una herramienta esencial para la estandarización de procesos en la entrega de servicios.
Estandarización de procesos comerciales digitales y la comunicación interna en las empresas
Ahora retomaré la charla en el foro que mencioné antes, hablando sobre la importancia de la comunicación interna en las empresas y cómo las herramientas digitales pueden mejorar estos procesos, como un ejemplo claro, de el porqué es importante la estandarización de procesos digitales en las empresas.
Estandarizar los procesos digitales en la comunicación interna de las empresas es crucial en la era digital. Esto implica el uso de procedimientos y herramientas digitales estandarizadas para mejorar la comunicación y colaboración dentro de la organización.
La estandarización o normalización de los procesos de comunicación interna es esencial para eliminar confusiones y mejorar la eficiencia en las operaciones. Al estandarizar estos procedimientos, todos los empleados podrán comprender claramente cómo comunicarse, lo que se traduce en una mayor productividad y un trabajo en equipo más unido.
Comunicación Interna:
La comunicación interna en una empresa es vital para el funcionamiento de la compañía. Algunos beneficios de una buena comunicación interna son:
– Aumenta la retención de personal.
– Enriquece el ambiente laboral.
– Mejora la productividad.
– Evita los rumores.
Herramientas tecnológicas para los procesos de comunicación interna
Las herramientas tecnológicas han transformado la manera en que nos comunicamos en las empresas, fomentando la colaboración, mejorando la eficiencia y creando un entorno laboral más inclusivo. A continuación, te presento algunos ejemplos de estas herramientas:
- Microsoft Teams: Esta es una plataforma de colaboración que permite a los equipos de trabajo comunicarse y colaborar en un solo lugar. Ofrece funciones como chat, videoconferencias, compartición de archivos y colaboración en documentos en tiempo real.
- Slack: Es una herramienta de comunicación que permite a los equipos enviar mensajes instantáneos, compartir archivos y colaborar en proyectos. Slack también permite la integración con otras herramientas de productividad como Google Drive y Trello.
- Google Workspace: Anteriormente conocido como G Suite, Google Workspace ofrece una variedad de herramientas de productividad y colaboración, incluyendo Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Slides y Google Meet.
- Zoom: Es una plataforma de videoconferencia que permite a los equipos realizar reuniones virtuales, webinars y chats de video. Zoom también ofrece funciones de compartición de pantalla y grabación de reuniones.
- Trello: Es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los equipos organizar tareas y proyectos en tableros visuales. Los equipos pueden asignar tareas, establecer fechas límite y seguir el progreso de los proyectos.
- Notion: Es una herramienta todo en uno que permite a los equipos tomar notas, gestionar tareas, crear wikis de la empresa y mucho más. Notion también permite la integración con otras herramientas como Google Calendar y Evernote.
Cuando se utilizan de manera adecuada, las herramientas tecnológicas pueden potenciar la comunicación interna en las empresas de manera significativa. Es fundamental elegir las herramientas de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa y sus empleados, y proporcionar capacitación y apoyo continuo para asegurar que todos puedan sacarles el máximo provecho.
Plataformas especializadas en colaboración y comunicación interna
Debo mencionar que estas son algunas, de las mas conocidas, herramientas de colaboración y comunicación interna para las empresas, entre ellas está Slack que es mi favorita por muchas razones que las comparto en este post. Entre las plataformas de colaboración integrales puedo mencionar a Atlassian.
Al implementar una plataforma de comunicación estandarizada, se simplifica el proceso al no tener que recordar qué plataforma utilizar con cada persona. Todos los empleados estarán al tanto de que la comunicación interna se lleva a cabo a través de esta plataforma única, lo que puede ahorrar tiempo y prevenir confusiones.
Además, muchas de estas plataformas de colaboración permiten la integración con otras herramientas de productividad, lo que facilita a los empleados seguir utilizando las herramientas con las que se sienten cómodos, manteniendo al mismo tiempo la comunicación centralizada en una única plataforma.
Para Concluir
La estandarización de procesos comerciales digitales es clave para cualquier empresa que desee mantenerse competitiva en la era digital. Al implementarla, las empresas pueden mejorar su eficiencia, garantizar la calidad de sus productos o servicios, reducir costos y promover la mejora continua. Además, la estandarización de procesos puede influir en la cultura empresarial, aumentar la transparencia en la producción y prevenir variaciones en el diseño del producto.
Aunque la omnicanalidad puede ofrecer flexibilidad, la estandarización de la comunicación interna es crucial para mantener la eficiencia y la coherencia en la comunicación interna de las empresas. La clave está en encontrar el equilibrio adecuado que funcione para tu organización específica.
